Alles, was wir einer Kanzlei abnehmen können.
Wir fangen immer mit drei Bausteinen an. Wenn die laufen, kommen weitere dazu – einzeln und nur, wenn sie bei Ihnen wirklich etwas bringen. Alles läuft neben DATEV, Ihr Team bekommt kein neues Programm.
Die drei Bausteine der Einführungsphase
Damit fangen wir an. Sie decken das ab, was in fast jeder Kanzlei am meisten Zeit kostet: das Einsammeln.
Unterlagen anfordern und nachfassen
Für Erklärungen, Abschlüsse und laufende BuchhaltungJe Mandant eine Checkliste, gern mit den Werten aus dem Vorjahr. Der Mandant bekommt sie mit einem sicheren Upload-Link. Fehlt etwas, wird nach sieben und nach vierzehn Tagen erinnert. Danach übernimmt Ihre Sachbearbeiterin.
Posteingang sortieren
Für das Info-Postfach und geteilte PostfächerEingehende Mails werden gelesen, dem richtigen Mandanten zugeordnet und an die zuständige Sachbearbeiterin weitergeleitet. Was eine Entscheidung braucht, wird als solches gekennzeichnet.
Lohndaten-Eingang prüfen
Für das Lohnbüro, vor dem LohnlaufDie Bewegungsdaten Ihrer Lohnmandanten werden auf fehlende Angaben geprüft – Stunden, Ein- und Austritte, Krankheitszeiten. Fehlt etwas, geht die Rückfrage raus, bevor der Stichtag da ist.
Weitere Bausteine, wenn der Anfang läuft
Jeder einzeln buchbar. Wir empfehlen nur, was sich bei Ihnen rechnet – und sagen es, wenn ein Baustein in Ihrer Kanzlei nichts bringt.
Fehlende Belege nachfordern
Monatlich aus den Umsätzen ohne Beleg: Nachricht an den Mandanten, Erinnerung, Status für die Sachbearbeiterin.
Freigaben und Freizeichnungen nachfassen
Eine Wochenliste offener Freigaben mit Erinnerung. Vor allem sinnvoll, wenn Sie MyDATEV Kanzlei nicht einsetzen.
Neumandat-Onboarding
Anfrageformular, Dokumenten-Checkliste, Vollmacht zur elektronischen Unterschrift, Stammdaten als Datei für den Import.
Hinweis an den Mandanten: Ihr Bescheid ist da
Der Entwurf wird vorbereitet, Ihre Sachbearbeiterin gibt ihn frei. Nichts geht ungeprüft raus.
Liste erledigt, aber nicht abgerechnet
Einmal pro Woche für den Inhaber. Damit Telefonate und Kleinarbeiten nicht untergehen.
Rückrufnotizen
Aus der Voicemail wird ein Transkript mit Zusammenfassung und eine Aufgabe für die Zuständige.
Online-Terminbuchung
Mit Bestätigung und der Liste der Unterlagen, die der Mandant mitbringen soll.
Erinnerung an die Offenlegung
Stichtag plus zwölf Monate, rechtzeitig vorher auf dem Tisch.
Zahlungserinnerungen
Aus dem Export der offenen Posten, in Ihrem Ton und in Ihrem Namen.
Rundschreiben an Mandantengruppen
Zum Beispiel zur E-Rechnung oder zu den digitalen Bescheiden ab 2027.
Bewerbungseingang
Sofortige Antwort und Terminvorschlag, bevor der Bewerber woanders zusagt.
Was in keinem Baustein steckt
Wir buchen nicht, rechnen keinen Lohn ab und erstellen keine Erklärungen. Wir schreiben nichts in Ihr Fristenbuch. Und kein maschinell erzeugtes Ergebnis geht ungeprüft an einen Mandanten.