Sie haften. Deshalb steht hier, was wir unterschreiben.
Mandantendaten sind Berufsgeheimnis. Wer damit arbeitet, muss sich daran binden lassen – schriftlich und vor dem ersten Zugriff. Auf dieser Seite steht, was wir dafür vorlegen und wo unsere Grenzen liegen.
Was wir unterschreiben, bevor wir anfangen
Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG
Für jede Person in unserem Team, einzeln und vor dem ersten Zugriff. Damit werden wir mitwirkende Person im Sinne des Gesetzes und unterliegen selbst der Schweigepflicht nach § 203 StGB – mit allen Folgen, die daran hängen. Das gilt auch für jeden, den wir hinzuziehen.
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
Sie sind die verantwortliche Stelle, wir sind Auftragsverarbeiter. Der Vertrag enthält die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und eine vollständige Liste aller Unterauftragnehmer mit ihrem Sitz. Neue Unterauftragnehmer legen wir Ihnen vorher vor.
Keine Weitergabe, kein Training
Die Verarbeitung läuft auf Servern in der Europäischen Union. Mit den eingesetzten Anbietern ist vertraglich ausgeschlossen, dass Ihre Mandantendaten zum Training von Modellen verwendet werden.
Vier-Augen-Prinzip
Kein maschinell erzeugtes Ergebnis geht ungeprüft an einen Mandanten. Entwürfe werden vorbereitet, freigegeben wird in Ihrer Kanzlei. Das lässt sich nicht abschalten.
Kein Archiv bei uns
Die Originale gehören in Ihr DMS oder nach Unternehmen online. Bei uns laufen die Unterlagen nur durch. Aufbewahrungspflichten nach GoBD und § 147 AO erfüllen Sie weiterhin in Ihren eigenen Systemen.
Ihr Fristenbuch bleibt unberührt
Wir schreiben dort nichts hinein, ändern nichts und löschen nichts. Wir erinnern ausschließlich an die Mitwirkung Ihrer Mandanten. Diese Grenze steht ausdrücklich im Vertrag, weil Fehler in der Fristenkontrolle als Organisationsverschulden gelten.
Was wir Ihnen für Ihre eigenen Pflichten mitliefern
- Einen Textvorschlag für die Einwilligung Ihrer Mandanten
- Die Angaben für Ihr Verzeichnis der eingesetzten KI-Systeme
- Eine Systembeschreibung für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung
- Die Liste der Unterauftragnehmer mit Sitz und Zweck
Was Ihre Mandanten davon mitbekommen
Eine sachliche Nachricht in Ihrem Namen, mit der Liste der fehlenden Unterlagen und einem Upload-Link. Kein fremdes Logo, keine Werbung. In der Nachricht selbst stehen keine vertraulichen Inhalte – dort steht nur, dass etwas fehlt und wo es hochgeladen werden kann. Die Unterlagen laufen ausschließlich über den Link, nie über einen Messenger.
Zwei Dinge, die wir offen sagen
- Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Was hier steht, beschreibt unsere Verträge und unsere Arbeitsweise. Prüfen Sie beides mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Anwalt – wir legen die Unterlagen dafür gern vor.
- Wir versprechen Ihnen keine Rechtssicherheit. Wir können Ihnen nur zeigen, was wir unterschreiben, wo wir die Daten verarbeiten und was wir nicht anfassen. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.